System kolejkowy RODO, czyli bezpieczeństwo danych interesantów
Kolejka to z natury miejsce, w którym placówka zbiera informacje o ludziach: kto przyszedł, w jakiej sprawie i o której godzinie. System kolejkowy RODO powinien zbierać ich jak najmniej, trzymać w Unii Europejskiej i dawać administratorowi placówki narzędzia kontroli. Poniżej opisujemy, jak to robi Interesanci, bez ogólników i bez obietnic, których nie możemy dotrzymać.
Bilet bez imienia i nazwiska
Interesant skanuje kod QR, wybiera sprawę i dostaje numerek. Nie podaje imienia, nazwiska, numeru PESEL ani adresu e-mail. Bilet zawiera numer, nazwę sprawy, pozycję w kolejce i przewidywany czas. Tablica na telewizorze pokazuje wyłącznie numer i stanowisko, więc osoby w holu nie dowiadują się, kto i w jakiej sprawie czeka.
Takie rozwiązanie jest zgodne z zasadą minimalizacji danych: nie zbieramy tego, czego nie potrzebujemy, żeby wywołać następną osobę. Dla placówki medycznej to ważne, bo sama informacja o tym, że ktoś czeka do konkretnej poradni, bywa wrażliwa. Numerek rozdziela fakt wizyty od tożsamości człowieka.
- numer i sprawa zamiast danych osobowych
- tablica z numerem i stanowiskiem, bez nazwisk
- brak konieczności podawania danych kontaktowych w kolejce na miejscu
Serwery w Unii Europejskiej
Dane serwisu przechowujemy na serwerach w Unii Europejskiej. Nie przekazujemy ich poza Europejski Obszar Gospodarczy. Hosting jest kategorią usługi, nazwy dostawców nie mają znaczenia dla Twojej oceny ryzyka, ważne jest miejsce przetwarzania, które potwierdzamy w umowie powierzenia.
Dla jednostki publicznej lokalizacja danych bywa warunkiem formalnym zamówienia lub wymogiem wewnętrznych procedur. Dlatego podajemy ją wprost na stronie, zamiast chować w regulaminie.
Szyfrowanie połączeń
Cały ruch między przeglądarką interesanta, komputerem stanowiska i serwerem odbywa się przez szyfrowane połączenie. Tablica, konsola stanowiska i bilet w telefonie korzystają z tego samego zabezpieczonego kanału. Nikt w sieci lokalnej placówki nie podsłuchuje numerów ani spraw, a publiczne Wi-Fi w holu nie osłabia ochrony.
Umowa powierzenia przetwarzania danych w każdym planie
Placówka jest administratorem danych, my podmiotem przetwarzającym. Dlatego do każdego planu, od Punktu do Instytucji, dołączamy umowę powierzenia przetwarzania danych. Nie dopłacasz za nią i nie musisz o nią prosić na wniosek. Umowa opisuje zakres danych, cel przetwarzania, obowiązki stron i zasady zgłaszania incydentów.
Jeśli w kolejce pojawiają się dane z rezerwacji online, na przykład adres e-mail osoby umawiającej wizytę w planach Placówka i Instytucja, ujęte są one w tej samej umowie. Szczegóły o tym, jakie dane zbiera sam serwis, znajdziesz w polityce prywatności, a zasady korzystania w regulaminie.
Role i uprawnienia
Nie każdy pracownik powinien widzieć raporty, ustawienia kolejek i konta innych osób. Plan Placówka ma podstawowe role i uprawnienia, na przykład pracownika stanowiska i kierownika. Plan Instytucja ma pełny model ról, w którym określasz, kto widzi które placówki, raporty i ustawienia. Plan Punkt nie zawiera ról, bo jest przeznaczony dla gabinetu lub małego punktu obsługi.
Logowanie SSO i dziennik zdarzeń w planie Instytucja
Plan Instytucja pozwala logować się przez istniejące konto Microsoft lub Google. Pracownik korzysta z hasła, które już zna, a Ty zarządzasz dostępem w jednym miejscu. Po odejściu pracownika z jednostki wyłączasz konto w systemie tożsamości i dostęp do kolejki znika razem z nim.
Dziennik zdarzeń zapisuje, kto i kiedy zmienił ustawienia, kolejki, uprawnienia lub dane. Daje to materiał do wewnętrznej kontroli i odpowiedzi na pytanie, skąd wzięła się zmiana. Plany Punkt i Placówka nie zawierają dziennika zdarzeń, ale mają umowę powierzenia.
Dane z zapisu i kalkulatora
Kalkulator kolejki liczy wynik w przeglądarce. Parametry, które wpisujesz, trafiają do nas dopiero wtedy, gdy zakładasz konto. Przy zapisie zbieramy adres e-mail, parametry kalkulatora, parametry kampanii (UTM), adres IP i dane techniczne przeglądarki, w celu obsługi konta i zabezpieczenia przed nadużyciami. Pełna lista jest w polityce prywatności. Serwis używa wyłącznie niezbędnych plików cookies, więc nie ma banera zgody.
Uczciwe granice zabezpieczeń
Żaden system nie jest całkowicie wolny od ryzyka, a bezpieczeństwo to także zachowanie ludzi. Interesanci zapewnia lokalizację w UE, szyfrowanie połączeń, minimalizację danych i narzędzia kontroli dostępu. Placówka odpowiada za to, komu daje konta, jak silne są hasła i jakie ustawia priorytety. Nie przedstawiamy certyfikatów, których nie mamy, i nie podajemy tu liczb ani wyników audytów. Jeżeli Twoja procedura wymaga dodatkowych informacji, napisz na adres [email protected], opisując, czego dokładnie potrzebujesz.
Faktura VAT i dokumenty
Każdy plan zawiera fakturę VAT. W planie Instytucja faktura jest zbiorcza dla wielu placówek, co ułatwia rozliczenia jednostki z kilkoma lokalizacjami. Koszty znajdziesz w cenniku, a perspektywę dyrektora i skarbnika na stronie dla dyrektora. Funkcje trybu dostępności opisujemy osobno na stronie o dostępności.
Załóż konto i przejrzyj umowę
Policz kolejkę swojej placówki, a potem załóż konto i zapoznaj się z umową powierzenia razem z osobą odpowiedzialną za ochronę danych. System kolejkowy RODO zaczyna się od zasady, że w kolejce nie trzeba nikogo imiennie znać. Zobacz też listę funkcji.