System kolejkowy dla wydziału komunikacji w starostwie i urzędzie
System kolejkowy dla wydziału komunikacji musi rozdzielić kilka bardzo różnych spraw: rejestrację pojazdu, wyrejestrowanie, prawo jazdy i odbiór dokumentów. Interesanci działa w przeglądarce. Petent skanuje kod QR przy wejściu, wybiera rodzaj sprawy i dostaje numerek w telefonie, tablica wisi na zwykłym telewizorze, a urzędnik wywołuje następną osobę z komputera stanowiska. Nie kupujesz biletomatu i nie stawiasz serwera.
Dlaczego wydział komunikacji potrzebuje kolejki z kategoriami
W wydziale komunikacji sprawy trwają od trzech minut do pół godziny. Odbiór gotowego dokumentu to chwila, rejestracja sprowadzonego auta potrafi zająć kilkanaście minut i kilka kopii dokumentów. Gdy wszyscy stoją w jednej kolejce, osoba z krótką sprawą czeka za kimś, kto składa pełny komplet papierów, a urzędnik od praw jazdy ma przestój, bo ruch jest przy rejestracjach.
Do tego dochodzi sezonowość. Wiosna i początek wakacji to szczyty rejestracji, a koniec roku to wymiana dokumentów. Kierownik wydziału zwykle nie ma danych, tylko wrażenie, że o dziesiątej jest tłum. System kolejkowy zamienia to wrażenie w raport godzinowy.
Osobne kolejki na rejestrację, prawo jazdy i odbiór dokumentów
Kategorie ustawia kierownik w panelu, bez udziału dostawcy. Typowy układ wydziału to rejestracja pojazdów, wyrejestrowanie i czasowe wycofanie, prawa jazdy, odbiór dokumentów oraz sprawy z wcześniejszą rezerwacją. Każdy urzędnik widzi w konsoli tylko te kategorie, którymi się zajmuje, a przekierowanie petenta do innego okienka, przerwa i nieobecność to pojedyncze przyciski.
Kategorie możesz też zestawić z priorytetami. Osoba z niepełnosprawnością, kobieta w ciąży albo petent z dzieckiem wchodzi z pierwszeństwem, a zasady widać w raporcie. Szczegóły trybu dla osób ze szczególnymi potrzebami opisujemy na stronie o dostępności.
Rezerwacja wizyt dla spraw, które wymagają czasu
Rejestracja pojazdu nie musi oznaczać stania w kolejce od rana. Petent umawia godzinę przez stronę urzędu, dostaje potwierdzenie i przychodzi na swój termin. Rezerwacja działa na tej samej tablicy co kolejka, więc osoba umówiona i osoba, która przyszła bez rezerwacji, nie wchodzą sobie w drogę. Wolne miejsca między wizytami zajmują wchodzący, a urzędnik nie czeka na spóźnialskich bez zajęcia. Opis całego mechanizmu jest na stronie o rezerwacji wizyt online.
Petent czeka na zewnątrz, nie na korytarzu
Po zeskanowaniu kodu petent widzi swój numer, pozycję w kolejce i przewidywany czas. Może wyjść do samochodu albo zrobić zdjęcia do wniosku, które i tak musi dołączyć. Korytarz przestaje być poczekalnią, a urzędnicy pracują bez presji tłumu przy okienku. Numerek nie zawiera imienia i nazwiska, tylko numer i rodzaj sprawy.
Osoby starsze i bez smartfona dostają numer z tabletu w trybie kiosku albo od pracownika przy wejściu i stoją w tej samej kolejce. Komunikat głosowy po polsku woła kolejne numery.
Raporty, które pokazują, gdzie brakuje stanowisk
Kierownik wydziału potrzebuje odpowiedzi na kilka pytań: o której godzinie czas oczekiwania jest najdłuższy, która kategoria spraw zjada najwięcej czasu i czy liczba otwartych okienek pasuje do ruchu. Raporty godzinowe z eksportem do arkusza dają te liczby bez ręcznego liczenia. Prosty rachunek: jeśli w szczycie przychodzi 18 petentów na godzinę, a rejestracja trwa średnio 12 minut, trzeba 216 minut pracy w ciągu godziny, czyli co najmniej cztery okienka bez przerwy. Przy trzech kolejka rośnie z godziny na godzinę. Własną obsadę policzysz w kalkulatorze na stronie głównej, a ogólny opis zastosowania w jednostkach publicznych znajdziesz na stronie dla urzędu gminy oraz dla starostwa z wieloma wydziałami i filiami.
Ile to kosztuje wobec zestawu z biletomatem
Wydział z jednym lub trzema stanowiskami wybierze plan Punkt za 690 zł netto miesięcznie (345 zł miesięcznie przy płatności rocznej, 4 140 zł z góry). Wydział z kilkoma kategoriami, rezerwacjami i raportami z eksportem potrzebuje planu Placówka za 1 490 zł netto miesięcznie (8 940 zł za rok z góry). Do cen dolicza się 23 procent VAT, a faktura jest po polsku. Dla porównania, sprzętowy zestaw z biletomatem zaczyna się od około 11 tys. zł za jeden punkt, bez serwisu i papieru. Pełne zestawienie pięcioletnich kosztów jest w artykule ile kosztuje system kolejkowy, a plany opisuje cennik.
Dla jednostki publicznej ważne są też dokumenty. Umowa powierzenia przetwarzania danych jest dostępna w panelu, a konsultanci mogą logować się przez SSO Microsoft lub Google w planie Instytucja.
Jak uruchomić kolejkę w wydziale w jeden dzień
Zakładasz konto, wpisujesz nazwę wydziału, ustawiasz kategorie spraw i stanowiska. Drukujesz kod QR i wieszasz go przy wejściu, a na telewizorze otwierasz stronę tablicy. Urzędnicy logują się na swoich komputerach i klikają Wywołaj następny. Nie ma instalacji u klienta, kabli do biletomatu ani okna serwisowego.
FAQ
Tak. Ustawiasz kategorie spraw, na przykład rejestracja pojazdu, wyrejestrowanie, prawo jazdy i odbiór dokumentów. Każdy urzędnik widzi w konsoli tylko swoje kategorie, a petent wybiera rodzaj sprawy w telefonie po zeskanowaniu kodu QR.
Tak. Rezerwacja wizyt działa na tej samej tablicy co kolejka. Osoba umówiona dostaje numer z pierwszeństwem w swoim oknie czasowym, a wchodzący bez rezerwacji zajmują wolne miejsca między wizytami.
Nie. Numerek jest w telefonie petenta, tablica działa na zwykłym telewizorze, a osoby bez smartfona dostają numer z tabletu w trybie kiosku lub od pracownika przy wejściu.
Plan Punkt kosztuje 690 zł netto miesięcznie, a Placówka z kategoriami spraw, rezerwacjami i raportami 1 490 zł netto miesięcznie. Przy płatności rocznej ceny są o połowę niższe w przeliczeniu na miesiąc. Do cen dolicza się 23 procent VAT.
Sprawdź, ilu urzędników potrzebuje Twój wydział
Wpisz w kalkulatorze liczbę petentów w szczycie i średni czas sprawy, a zobaczysz czas oczekiwania i potrzebną obsadę. Potem załóż konto i ustaw kolejkę dla swojego wydziału. Ogólny opis rozwiązania jest na stronie system kolejkowy.