Ile kosztuje system kolejkowy, sprzęt kontra abonament

Typowy zestaw startowy to biletomat z drukarką, jednostka sterująca, wyświetlacz nad stanowiskiem i oprogramowanie. Cena zależy od liczby stanowisk, wielkości ekranów i tego, czy biletomat ma dotykowy panel. Dla jednej placówki z kilkoma okienkami kwota zaczyna się od około 11 tys. zł i szybko rośnie do 50 tys. zł, gdy dochodzą dodatkowe ekrany, pilot dla każdego stanowiska i integracja z innymi systemami.

Do ceny zestawu trzeba dodać rzeczy, które nie trafiają na pierwszą ofertę:

• montaż i konfigurację u klienta,
• szkolenie personelu,
• papier i rolki do drukarki biletów,
• serwis gwarancyjny po okresie podstawowym,
• opłatę licencyjną za urządzenie albo za kolejne stanowiska.

W systemie kolejkowym Interesanci nie ma biletomatu ani serwera do kupienia. Interesant skanuje kod QR przy wejściu, numerek ma w telefonie, tablica działa na zwykłym telewizorze, a stanowisko wywołuje kolejną osobę z komputera. Za to płacisz miesięczny abonament netto plus 23 procent VAT.

• Punkt, 690 zł miesięcznie, do 3 stanowisk i 2 kolejek,
• Placówka, 1 490 zł miesięcznie, do 12 stanowisk, rezerwacje wizyt i komunikat głosowy,
• Instytucja, 3 490 zł miesięcznie, bez limitu stanowisk, do 10 placówek, SSO, API i gwarancja dostępności 99,9 procent.

Plan roczny kosztuje połowę. To odpowiednio 345, 745 i 1 745 zł za miesiąc, czyli 4 140, 8 940 i 20 940 zł płatne z góry. Każda kolejna placówka ponad limit planu Instytucja to 290 zł miesięcznie. Pełne zestawienie funkcji jest w cenniku, a porównanie z zagranicznym konkurentem w artykule Qminder alternatywa dla polskich placówek.

Weźmy placówkę, która potrzebuje kolejki na kilka stanowisk i rezerwacji wizyt. To jest rachunek, nie wynik żadnego klienta. Dla sprzętu przyjmujemy dolną i górną granicę zestawu oraz założenie, że serwis i licencje to około 10 procent ceny zestawu rocznie.

• sprzęt za 11 000 zł plus serwis 1 100 zł rocznie przez 5 lat daje 16 500 zł,
• sprzęt za 50 000 zł plus serwis 5 000 zł rocznie przez 5 lat daje 75 000 zł,
• plan Placówka rocznie: 8 940 zł razy 5 lat daje 44 700 zł netto,
• plan Placówka miesięcznie: 1 490 zł razy 60 miesięcy daje 89 400 zł netto,
• plan Punkt rocznie: 4 140 zł razy 5 lat daje 20 700 zł netto.

Wniosek jest prosty. Dla małej placówki z jednym biletomatem sprzęt bywa tańszy w pięcioletnim horyzoncie, ale płacisz z góry i bez rezerwacji online. Przy większym zestawie abonament roczny wygrywa, a płatność rozkłada się na cały okres. Dodatkowo nie ma ryzyka, że po pięciu latach sprzęt trzeba wymienić w całości.

Cena z oferty to dopiero początek. Przy sprzętowych systemach kolejkowych w budżecie pojawiają się pozycje, które trudno przewidzieć z góry:

• serwer albo komputer sterujący, który trzeba utrzymać, zabezpieczyć i czasem wymienić,
• biletomat, który się psuje, blokuje papierem i wymaga wizyty serwisanta,
• wdrożenie, czyli dojazd, instalacja okablowania, konfiguracja kolejek i szkolenie,
• przetarg albo zapytanie ofertowe, jeśli wartość przekracza próg zamówień publicznych, co wydłuża start o tygodnie,
• koszt zmiany, gdy zmienia się organizacja okienek, a konfiguracja siedzi w urządzeniu.

Każda z tych pozycji ma swój koszt w czasie pracy kierownika i sekretariatu, nie tylko w złotówkach. Abonament w przeglądarce przenosi je na dostawcę. Konfigurację kolejek, spraw i stanowisk ustawiasz sam w panelu, a jak to działa opisuje krok po kroku.

Sprzęt ma sens, gdy placówka ma stały budżet inwestycyjny, nie ma dobrego łącza i potrzebuje wielu biletomatów w jednym holu. Jeśli jednak budżet jest operacyjny, a liczy się szybki start, abonament jest bezpieczniejszy.

Punkt zwrotu łatwo policzyć. Zestaw za 11 000 zł dzielisz przez miesięczny koszt planu rocznego Placówka, czyli 745 zł. Wychodzi około 15 miesięcy. Zestaw za 50 000 zł dzielisz przez tę samą kwotę i wychodzi około 67 miesięcy, czyli ponad pięć lat. Do tego dochodzi serwis, więc realny punkt zwrotu przesuwa się jeszcze dalej.

Po stronie abonamentu zostaje coś, czego sprzęt nie daje: prognoza obsady stanowisk. Wystarczy wpisać w kalkulatorze na stronie głównej liczbę interesantów w szczycie i czas obsługi, a zobaczysz, ile okienek otworzyć.

Zanim poprosisz o oferty, ustal trzy liczby: ile stanowisk obsługuje interesantów, ile osób przychodzi w najbardziej obleganej godzinie i jaki jest średni czas jednej sprawy. Z tych danych wynika, który plan wystarczy. Placówka z trzema okienkami zmieści się w planie Punkt. Przychodnia lub wydział z kilkoma stanowiskami i rezerwacjami wybiera Placówkę. Starostwo, szpital albo sieć placówek korzysta z Instytucji. Jeśli wahasz się między sprzętem a numerkiem w telefonie, przeczytaj biletomat czy numerek w telefonie. Sieć punktów pobrań sprawdź na stronie system kolejkowy dla laboratorium.

Jeśli chcesz zobaczyć kolejkę przed decyzją, uruchom kalkulator. Dane wpisujesz w przeglądarce, wynik dostajesz bez konta. Potem założysz konto i zobaczysz plan obsady na cały dzień.