Obsługa interesantów policzona dla dyrektora
Dyrektor, skarbnik albo sekretarz nie pyta, czy tablica numerków ładnie wygląda. Pyta, ile to kosztuje, co dostanie rada lub zarząd, gdzie są dane i czy będzie faktura. Ta strona zbiera odpowiedzi w jednym miejscu. Wszystkie liczby pochodzą z cennika albo z prostych rachunków, które możesz powtórzyć samodzielnie.
Sprzęt kontra abonament
Sprzętowy system kolejkowy to zwykle zakup biletomatu, serwera, odtwarzaczy i oprogramowania, w praktyce od 11 do 50 tys. zł za placówkę, do tego serwis i często zamówienie publiczne, które wydłuża start o miesiące. Interesanci nie wymaga takiego zakupu. Działa na telefonie interesanta, komputerach stanowisk i zwykłym telewizorze.
Abonament zaczyna się od 345 zł netto za miesiąc w planie rocznym Punkt (4 140 zł płatne z góry), czyli 690 zł netto w rozliczeniu miesięcznym. Plan Placówka to 745 zł netto za miesiąc w planie rocznym (8 940 zł z góry) albo 1 490 zł netto miesięcznie. Plan Instytucja to 1 745 zł netto za miesiąc w planie rocznym (20 940 zł z góry) albo 3 490 zł netto miesięcznie. Do cen doliczamy 23% VAT. Pełną tabelę znajdziesz w cenniku.
Rachunek na pięć lat
To jest rachunek, nie wynik żadnego klienta. Plan Placówka w rozliczeniu rocznym to 8 940 zł netto rocznie, czyli 44 700 zł netto przez pięć lat. Plan Punkt to 4 140 zł rocznie i 20 700 zł przez pięć lat. W tej kwocie mieści się oprogramowanie, aktualizacje i utrzymanie, więc nie dokładasz osobnych pozycji na serwer, serwis i licencję. Przy sprzęcie za 11 do 50 tys. zł te pozycje dochodzą do ceny zakupu. Dla małej placówki abonament zwykle wygrywa kosztem startu, dla dużej siatki oddziałów wygrywa brakiem wdrożenia w każdej lokalizacji z osobna.
- bez zakupu biletomatu i serwera
- bez przetargu na sprzęt, bo kupujesz usługę
- bez serwisu urządzeń u Ciebie
- koszt znany z góry, w planie rocznym płatny jednorazowo
Plan obsady zamiast dokładania etatów na ślepo
Kolejka najczęściej nie wynika z braku ludzi w ogóle, tylko z braku ludzi o właściwej godzinie. Kalkulator Interesanci liczy wzorem Erlanga C, ile stanowisk otworzyć w godzinie szczytu, żeby oczekiwanie nie przekroczyło celu, na przykład 10 minut. Wpisujesz liczbę interesantów w najbardziej obleganej godzinie, średni czas obsługi i obecną liczbę okienek.
Rachunek ilustruje skalę, nie obiecuje wyniku. Przy 40 interesantach w godzinie i średnim czasie obsługi 6 minut łączne obciążenie to 240 minut pracy w godzinie, czyli cztery stanowiska pracujące bez przerwy. Trzy okienka nie nadążą w ogóle i kolejka rośnie przez całą godzinę, a cztery przy pełnym obciążeniu też nie dają zapasu, więc w szczycie potrzeba pięciu. To pokazuje, dlaczego intuicyjne „jeszcze jedno okienko” często wymaga dokładniejszego rachunku. Więcej w kalkulatorze i we wpisie ile stanowisk obsługi potrzeba.
Raport czasu obsługi dla rady, zarządu i kontroli
Każdy numerek zapisuje czas oczekiwania i czas obsługi. Z tego wychodzą raporty według godzin, spraw i stanowisk. Plan Punkt daje raporty dzienne, plan Placówka raporty pełne z eksportem do Excela i PDF, a plan Instytucja także zestawienia zbiorcze dla wszystkich placówek.
Taki raport jest materiałem do rozmowy z radą, zarządem albo kontrolą. Pokazuje, ile trwa obsługa konkretnej sprawy, w których godzinach jest największy ruch i czy zmiana grafiku skróciła oczekiwanie. Zamiast odpowiadać na skargę ogólnie, odpowiadasz danymi z tygodnia, którego skarga dotyczy.
- czas oczekiwania według godzin
- czas obsługi według rodzaju sprawy
- obciążenie stanowisk
- eksport do Excela i PDF w planach Placówka i Instytucja
Mniej napięcia w kolejce
Interesant, który zna swoją pozycję i przewidywany czas, nie musi stać przy okienku i nie dopytuje personelu, ile jeszcze. Priorytety dla osób z niepełnosprawnością, kobiet w ciąży i posiadaczy Karty Dużej Rodziny są wpisane w zasady kolejki, więc pracownik nie musi podejmować decyzji przy ludziach. Tryb dostępności jest w każdym planie, o czym szerzej piszemy na stronie o dostępności. Praktyczne sposoby skrócenia kolejki opisujemy we wpisie jak skrócić kolejkę w urzędzie.
Dane, umowa i faktura
Dane są przetwarzane na serwerach w Unii Europejskiej, a połączenia są szyfrowane. Każdy plan obejmuje umowę powierzenia przetwarzania danych. Bilet nie zawiera imienia i nazwiska interesanta, to sam numer i nazwa sprawy. Plan Instytucja dodaje logowanie SSO przez konto Microsoft lub Google oraz dziennik zdarzeń. Wszystko opisujemy na stronie o bezpieczeństwie.
Dostajesz fakturę VAT w każdym planie. W planie Instytucja faktura jest zbiorcza dla wielu placówek, co upraszcza obieg w jednostce z kilkoma lokalizacjami. Jeżeli płacisz rocznie, faktura obejmuje całą kwotę z góry.
Od jednej placówki do sieci
Plan Instytucja obejmuje do 10 placówek, a każda kolejna ponad limit kosztuje 290 zł netto miesięcznie. Starostwo z kilkoma wydziałami, szpital z rejestracją i punktem pobrań albo sieć przychodni mieści się w jednym koncie z jednym zestawieniem raportów. Dostępność usługi na poziomie 99,9 procent jest częścią planu Instytucja. Zastosowania dla różnych jednostek opisujemy na stronach dla urzędu, dla szpitala, dla przychodni i dla uczelni.
Co zrobić w tym tygodniu
Zacznij od liczb własnej placówki. Policz kolejkę kalkulatorem, zobacz wynik i przekaż go osobie, która planuje grafik. Kiedy decyzja zapadnie, konto założysz sam i uruchomisz według instrukcji, bez rozmów handlowych i bez czekania na sprzęt. Jeśli porównujesz oferty, zobacz też stronę o systemach kolejkowych.