System rezerwacji wizyt online dla placówek
System rezerwacji wizyt online pozwala interesantowi wybrać sprawę, dzień i godzinę bez telefonu do rejestracji. W Interesantach rezerwacja nie żyje osobno: dostaje własny numer w tej samej kolejce, z której korzystają osoby wchodzące bez umówienia. Dzięki temu okienka obsługują jedną listę, a kierownik widzi całe obłożenie w jednym miejscu. Rezerwacje działają w planach Placówka i Instytucja.
Dlaczego osobny kalendarz i osobna kolejka nie działają razem
Wiele placówek prowadzi dwa światy. Wizyty umówione leżą w kalendarzu albo w zeszycie, a osoby bez rezerwacji ustawiają się przy okienku. Gdy jedna osoba przychodzi punktualnie, a druga stoi od pół godziny, pracownik musi sam zdecydować, kogo zawołać. Zwykle kończy się to kłótnią przy okienku albo skargą.
Dobry system rezerwacji wizyt online usuwa ten spór. Umówiona godzina ma wagę w kolejce, a osoba bez rezerwacji widzi uczciwy czas oczekiwania. Nikt nie musi zgadywać, jaka jest zasada.
Jak interesant rezerwuje wizytę
Interesant otwiera stronę placówki w telefonie albo na komputerze. Nie zakłada konta z hasłem. Wybiera sprawę, widzi wolne terminy i potwierdza jedną godzinę. Na ekranie i w wiadomości dostaje numer rezerwacji oraz link do zmiany albo odwołania terminu.
W dniu wizyty rezerwacja dostaje numerek w kolejce, tak samo jak bilet pobrany przez kod QR przy wejściu. Interesant widzi swoją pozycję w telefonie i wie, kiedy ruszyć do okienka. Szczegóły biletu opisuje strona o automacie kolejkowym.
- wybór sprawy, dnia i godziny w kilku dotknięciach
- potwierdzenie z numerem rezerwacji
- zmiana i odwołanie terminu z jednego linku
- przypomnienie przed wizytą
- bilet z pozycją w kolejce w dniu wizyty
Terminy układane według spraw i okienek
Każda sprawa ma własny czas trwania. Odbiór dowodu trwa krócej niż rejestracja pojazdu, a kontrola w poradni dłużej niż odbiór wyniku. System układa terminy według tych czasów, więc nie oddaje interesantowi zbyt krótkiego okna ani nie blokuje całego popołudnia pod jedną sprawę.
Kierownik ustawia, ile godzin w ciągu dnia zajmują rezerwacje, a ile zostaje na osoby bez umówienia. W urzędzie często dobrze działa podział na pół i pół. W przychodni z porannym szczytem rezerwacje mogą dominować po południu. To ustawienie zmienia się w panelu w każdej chwili, bez prośby do dostawcy.
Rezerwacje i kolejka na miejscu w jednej konsoli
Pracownik stanowiska widzi w konsoli jedną listę. Obok osób z biletu z QR pojawiają się osoby z rezerwacją, oznaczone godziną. Przycisk wywołania następnej osoby uwzględnia priorytety, na przykład dla osób z niepełnosprawnością, kobiet w ciąży albo posiadaczy Karty Dużej Rodziny. Wszystko opisuje strona o elektronicznej kolejce.
Spóźnienie nie wymaga ręcznych poprawek. Jeśli osoba z rezerwacją nie zdąży, pracownik oznacza nieobecność albo przesuwa ją w kolejce, a okienko obsługuje kolejną osobę. Kolejka nie stoi.
Raporty z rezerwacji i obecności
Rezerwacje generują dane, których sama kolejka nie ma. Widać, które godziny są zapełniane najszybciej, ile wizyt nie doszło do skutku i które sprawy zajmują więcej czasu, niż zakładano. Raport pełny z eksportem do Excela i PDF jest w planach Placówka i Instytucja.
Kierownik może na tej podstawie przesunąć godziny otwarcia okienek albo dodać terminy w dniach, w których rezerwacje znikają pierwsze. Przy decyzji o obsadzie pomaga także bezpłatny kalkulator kolejki, który wylicza potrzebną liczbę stanowisk.
Rezerwacje w planach Placówka i Instytucja
Plan Punkt za 690 zł netto miesięcznie obejmuje bilet przez QR i tablicę na telewizorze, ale nie obejmuje rezerwacji wizyt. Rezerwacje online są w planie Placówka za 1 490 zł netto miesięcznie oraz w planie Instytucja za 3 490 zł netto miesięcznie, plus 23% VAT. Plan roczny kosztuje o połowę mniej za miesiąc: 745 zł w Placówce i 1 745 zł w Instytucji, płatne z góry.
Placówka obejmuje do 12 stanowisk, a Instytucja dowolną liczbę stanowisk i do 10 placówek, z możliwością dołożenia kolejnych po 290 zł netto miesięcznie za placówkę. Pełne zestawienie jest w cenniku.
FAQ
Nie. Wystarczy wybrać sprawę i godzinę oraz podać dane kontaktowe potrzebne do potwierdzenia i przypomnienia. Bilet nie zawiera imienia ani nazwiska, tylko numer i sprawę.
Pracownik stanowiska informacji może założyć rezerwację w imieniu interesanta albo wydać numer na miejscu. Osoby bez smartfona mogą też pobrać numerek z tabletu w trybie kiosku.
Tak. Kierownik blokuje terminy na święta, szkolenia i nieobecności, a system nie pokazuje ich interesantom.
Tak. Rezerwacja korzysta z tych samych spraw, stanowisk, priorytetów i raportów co zwykła kolejka. Opis całości znajdziesz w części o systemie umawiania wizyt.
Uruchom rezerwacje w swojej placówce
Wybierz plan Placówka albo Instytucja, ustaw sprawy i godziny w panelu i opublikuj stronę rezerwacji. Wdrożenie nie wymaga sprzętu ani instalacji.