Kolejka elektroniczna z tablicą na telewizorze
Kolejka elektroniczna zamienia tłum przy okienku w uporządkowaną listę. Interesant ma numer, placówka ma wgląd w to, ile osób czeka, a ekran w poczekalni pokazuje, kto jest następny. W Interesantach elektroniczna kolejka działa w przeglądarce, a tablicą numerków może być dowolny telewizor. Komunikat głosowy po polsku informuje o wywołaniu numeru, nawet gdy ktoś nie patrzy na ekran.
Tablica numerków na telewizorze, który już wisi na ścianie
Tablica to strona internetowa. Otwierasz jej adres w przeglądarce telewizora albo w przystawce podłączonej do ekranu, a po chwili na ścianie widać numer wywoływany i okienko, do którego ma podejść interesant. Nie ma kabli sterujących ani osobnego sterownika.
Układ jest prosty: duży numer, wyraźna nazwa stanowiska i lista kilku następnych numerów. Wysoki kontrast i duża czcionka są domyślne, bo tablica ma być czytelna z końca poczekalni. Zmiana telewizora wymaga tylko otwarcia tego samego adresu na nowym urządzeniu.
Komunikat głosowy, który nie zagłusza poczekalni
Wywołanie głosowe czyta numer i nazwę stanowiska po polsku. Ułatwia to życie osobom słabowidzącym, seniorom i wszystkim, którzy akurat patrzą w telefon. Komunikat jest dostępny w planach Placówka i Instytucja.
Głośność ustawiasz na urządzeniu, na którym działa tablica. Jeśli poczekalnia jest cicha, wystarczy niski poziom. W miejscach hałaśliwych, na przykład w izbie przyjęć, można wyłączyć komunikat i zostawić samą tablicę. O tym, jak komunikat wspiera dostępność, piszemy na stronie o dostępności.
Jak pracownik wywołuje następną osobę
Pracownik stanowiska widzi konsolę z jednym głównym przyciskiem: wywołaj następnego. Po kliknięciu numer pojawia się na tablicy, a bilet w telefonie interesanta zmienia status na wywołany. Po zakończeniu obsługi pracownik zamyka sprawę albo przekierowuje interesanta do innego okienka.
Są też przyciski na sytuacje poza schematem: przerwa, oznaczenie nieobecności interesanta, ponowne wywołanie. Kolejka się nie zacina, gdy ktoś nie podejdzie, bo pracownik oznacza nieobecność i przechodzi do następnej osoby.
Ile okienek potrzeba, żeby kolejka elektroniczna działała sprawnie
Elektroniczna kolejka nie wyleczy zbyt małej obsady, ale pokaże to bardzo wyraźnie. Prosty rachunek wygląda tak. Jeśli w najbardziej obleganej godzinie przychodzi 40 osób, a obsługa jednej sprawy trwa średnio 6 minut, to praca do wykonania wynosi 240 minut w ciągu godziny. To równowartość czterech stanowisk pracujących bez przerwy.
Przy czterech okienkach obciążenie wynosi 100%, więc kolejka rośnie bez końca. Pięć okienek daje obciążenie 80% i kolejka zaczyna się stabilizować. To obliczenie jest uproszczone, a kalkulator Interesantów stosuje pełny wzór Erlanga i podaje średni czas oczekiwania. Wpisz własne liczby w kalkulatorze kolejki, żeby zobaczyć wynik dla swojej placówki.
Kolejka elektroniczna a spokój w poczekalni
Gdy ludzie widzą swój numer i pozycję, przestają dopytywać przy okienku, ile jeszcze potrwa oczekiwanie. Pracownik nie jest przerywany pytaniami i obsługuje szybciej. Interesant, który wie, że przed nim jest siedem osób, wie też, że ma czas na formularz albo telefon. Taka przewidywalność zmniejsza napięcie bardziej niż sama skrócona kolejka.
Dane z kolejki elektronicznej dla kierownika
Każde wywołanie zapisuje się w systemie. Raport pokazuje czas oczekiwania i obsługi według godzin, spraw i stanowisk. Plan Punkt ma raporty dzienne, a plany Placówka i Instytucja pełne, z eksportem do Excela i PDF.
Na podstawie tych danych kierownik rozkłada pracowników na zmiany. Jeśli ranny szczyt trwa dwie godziny, wzmacnia obsadę tylko w tych godzinach. Elektroniczna kolejka dzięki temu zastępuje domysły liczbami, a rozmowa z dyrektorem o dodatkowym etacie opiera się na faktach. Więcej o tym piszemy w sekcji dla dyrektora.
Uruchomienie i cena kolejki elektronicznej
Kolejkę elektroniczną uruchamiasz w jeden dzień: sprawy, stanowiska, kod QR i adres tablicy. Szczegóły kroków opisuje strona o elektronicznym systemie kolejkowym.
Plan Punkt kosztuje 690 zł netto miesięcznie, Placówka 1 490 zł, Instytucja 3 490 zł, plus 23% VAT. W rozliczeniu rocznym płacisz o połowę mniej za miesiąc: 345, 745 i 1 745 zł. Komunikat głosowy jest od planu Placówka.
FAQ
Na każdym, który ma przeglądarkę albo do którego można podłączyć przystawkę lub komputer. Wystarczy otworzyć adres tablicy.
Nie. Tablica pokazuje numery i nazwy stanowisk, bez danych osobowych.
Tak. Komunikat czyta numer i nazwę stanowiska po polsku, w planach Placówka i Instytucja.
Interesant widzi zmianę statusu na bilecie w telefonie, a pracownik może ponowić wywołanie albo oznaczyć nieobecność.
Zobacz, jak wyglądałaby Twoja kolejka
Wpisz liczbę interesantów, czas obsługi i liczbę stanowisk, a kalkulator pokaże czas oczekiwania, obciążenie i podgląd tablicy.