System kolejkowania krok po kroku
System kolejkowania w Interesanci składa się z trzech elementów, które już masz w placówce: telefonu interesanta, komputera przy stanowisku i telewizora na ścianie. Nie kupujesz biletomatu, nie stawiasz serwera i nie czekasz na przetarg. Poniżej opisujemy cały obieg interesanta od wejścia do wyjścia oraz to, co w tym czasie widzi kierownik.
Co się dzieje od wejścia do wyjścia
Interesant wchodzi do placówki i widzi kod QR przy drzwiach lub przy stanowisku informacji. Skanuje go aparatem telefonu, wybiera sprawę z krótkiej listy i od razu dostaje numerek. Numerek nie zawiera imienia ani nazwiska, to sam symbol w rodzaju A001 albo B014 i nazwa sprawy.
Na telefonie widać bieżącą pozycję w kolejce i przewidywany czas oczekiwania. Interesant nie musi stać przy okienku. Może usiąść, wyjść po kawę albo załatwić inną sprawę w budynku i wrócić, gdy jego numer jest bliski.
Gdy przychodzi jego kolej, numer pojawia się na tablicy na telewizorze, a w planach z komunikatem głosowym zostaje też odczytany po polsku. Pracownik wywołuje go ze swojego komputera jednym przyciskiem.
Bilet bez biletomatu
Zamiast urządzenia z drukarką stawiasz wydruk kodu QR. Kod prowadzi do strony w przeglądarce, więc interesant nie instaluje żadnej aplikacji. Wybiera sprawę, na przykład rejestrację pojazdu, odbiór dowodu, rejestrację do poradni albo sprawę w dziekanacie, i dostaje bilet.
Dla osób bez smartfona są dwie drogi. Pierwsza to tablet w trybie kiosku, na którym numerek wybiera się dotykiem, a opcjonalna drukarka paragonowa podpięta przez przeglądarkę wydaje papierowy bilet. Druga to numer wydany przez pracownika przy stanowisku informacji. Nikt nie zostaje bez numerka.
- kod QR przy wejściu, bez instalowania aplikacji
- wybór sprawy z listy, każda sprawa może mieć własną kolejkę
- bilet z pozycją i przewidywanym czasem w telefonie
- tablet z drukarką paragonową jako opcja, nie wymóg
Wywołanie następnego z przeglądarki
Pracownik otwiera na komputerze stronę stanowiska i loguje się. Widzi jeden duży przycisk: wywołaj następnego. Po kliknięciu numer trafia na tablicę, a interesant dostaje powiadomienie w telefonie. Gdy sprawa jest zakończona, pracownik wywołuje kolejny numer.
Konsola ma też przyciski na sytuacje, które zdarzają się codziennie. Można przekierować interesanta do innego okienka, gdy sprawa wymaga innego pracownika, oznaczyć przerwę, gdy stanowisko na chwilę przestaje przyjmować, i oznaczyć nieobecność interesanta, który nie zgłosił się po wywołaniu.
Kolejki i kategorie spraw ustawiasz w panelu. W planie Punkt masz dwie kolejki, w planach Placówka i Instytucja liczba kolejek nie jest ograniczona. Priorytety, na przykład dla osób z niepełnosprawnością, kobiet w ciąży czy posiadaczy Karty Dużej Rodziny, działają w kolejce automatycznie.
Tablica numerków na zwykłym ekranie
Tablica to strona w przeglądarce. Otwierasz ją na telewizorze z przeglądarką albo na przystawce podłączonej do dowolnego ekranu i zostawiasz na pełnym ekranie. Wywołane numery pojawiają się razem ze stanowiskiem, do którego trzeba podejść.
Tablica działa w każdym planie. Komunikat głosowy po polsku, który odczytuje wywołanie na głos, jest w planach Placówka i Instytucja. Dzięki temu osoby słabowidzące i osoby, które patrzą w telefon, nie przegapiają swojego numeru.
Terminy i kolejka w jednym miejscu
W planach Placówka i Instytucja interesant może umówić się na konkretną godzinę z domu. Rezerwacja nie żyje osobno od kolejki na miejscu. Po przyjściu interesant skanuje kod i jego wizyta dostaje własny numer w kolejce, a pracownik wywołuje go razem z pozostałymi. Szczegóły opisujemy na stronie o rezerwacji wizyt online oraz o systemie umawiania wizyt.
Raporty i plan obsady
Każde wywołanie zapisuje czas oczekiwania i czas obsługi. Z tego powstają raporty według godzin, rodzajów spraw i stanowisk. Plan Punkt daje raporty dzienne, plany Placówka i Instytucja pełne raporty z eksportem do Excela i PDF, a plan Instytucja także zbiorcze zestawienia dla wszystkich placówek.
Przed uruchomieniem możesz sprawdzić, ile stanowisk potrzebujesz. Kalkulator kolejki liczy w przeglądarce czas oczekiwania, obciążenie stanowisk i liczbę okienek potrzebnych do osiągnięcia celu, na przykład 10 minut oczekiwania. Model opiera się na wzorze Erlanga C, standardowym narzędziu do liczenia kolejek z wieloma stanowiskami. Wpisujesz liczbę interesantów w najbardziej obleganej godzinie, średni czas obsługi i liczbę otwartych stanowisk, a wynik dostajesz bez konta. Więcej o tym, jak przełożyć wynik na grafik, piszemy we wpisie ile stanowisk obsługi potrzeba.
Od konta do pierwszego numerka
Konto zakładasz samodzielnie. Podajesz adres e-mail, wpisujesz sześciocyfrowy kod z wiadomości i masz dostęp. Następnie według instrukcji krok po kroku robisz cztery rzeczy.
- dodajesz sprawy i kolejki, które obsługuje placówka
- dodajesz stanowiska i pracowników, którzy z nich korzystają
- drukujesz kod QR i umieszczasz go przy wejściu
- otwierasz tablicę na telewizorze i konsolę na komputerach stanowisk
Nie ma instalacji u Ciebie, serwisu sprzętu ani umowy z integratorem. Plan Instytucja dostaje dodatkowo logowanie SSO i API, ale podstawowe uruchomienie wygląda tak samo w każdym planie. Pełny wykaz możliwości znajdziesz na stronie funkcje, a koszty w cenniku.
Sprawdź swoją kolejkę
Najszybszy sposób, by zobaczyć system kolejkowania w działaniu, to wpisać dane własnej placówki w kalkulatorze. Zobaczysz podgląd tablicy numerków i biletu w telefonie, policzonych na Twoich liczbach. Gdy będziesz gotowy, utwórz konto i uruchom kolejkę we własnej placówce. Jeśli szukasz systemu dla konkretnego typu placówki, zajrzyj do strony o elektronicznym systemie kolejkowym albo wróć na stronę główną.