System kolejkowy dla urzędu miasta z wieloma referatami i punktami obsługi
System kolejkowy dla urzędu miasta musi obsłużyć kilka różnych spraw przy tych samych drzwiach: dowody i meldunki, urząd stanu cywilnego, podatki i opłaty, zarząd dróg, czasem biuro podawcze. Interesanci działa w przeglądarce. Mieszkaniec skanuje kod QR, wybiera sprawę i dostaje numerek w telefonie, tablica wisi na zwykłym telewizorze, a urzędnik wywołuje następną osobę z komputera stanowiska. Bez biletomatu, bez serwera i bez przetargu na sprzęt.
Dlaczego kolejka w urzędzie miasta wygląda inaczej niż w gminie
Urząd gminy wiejskiej ma zwykle kilka okienek i jedną salę. Urząd miasta to kilka referatów, często w kilku budynkach, z różnym ruchem. W punkcie obsługi mieszkańców stoją naraz osoby po odpis aktu, osoby od zameldowania i osoby, które chcą tylko złożyć pismo. Ktoś ze sprawą na pięć minut czeka za kimś, kto ma sprawę na kwadrans, i nikt nie widzi, ile to jeszcze potrwa.
Do tego dochodzą sezony: podatek od nieruchomości i opłata za śmieci przy terminach płatności, dowody osobiste przed wakacjami, akty urodzenia i małżeństwa w sezonie ślubnym. Papierowa numeracja nie rozróżnia, która sprawa jest pilna, a urzędnicy nie mają wspólnych liczb do planowania grafiku.
Osobne kategorie dla USC, dowodów, meldunków i podatków
Każdy referat dostaje własne kategorie i stanowiska. Mieszkaniec po zeskanowaniu kodu wybiera sprawę, a urzędnik widzi w konsoli tylko te kategorie, którymi się zajmuje. Sprawa wymagająca innego okienka to jeden przycisk przekierowania, a przerwa i nieobecność też.
Priorytety ustawiasz raz. Osoby z niepełnosprawnością, kobiety w ciąży i rodzice z małymi dziećmi wchodzą z pierwszeństwem, a zasady widać w raporcie. Tryb dla osób ze szczególnymi potrzebami opisujemy na stronie o dostępności. Jeśli w mieście działa też osobny wydział rejestracji pojazdów, jego ustawienia pokazujemy na stronie system kolejkowy dla wydziału komunikacji.
Siedziba, filia i punkt obsługi osiedla w jednym koncie
Plan Instytucja obejmuje do 10 placówek. Ratusz, budynek przy ulicy bocznej i punkt na osiedlu to trzy placówki w tym samym koncie. Każda ma własny kod QR, własną tablicę i własne stanowiska, a sekretarz miasta widzi zestawienie dla całości. Faktura VAT jest jedna, zbiorcza.
Nowy punkt uruchamiasz, dodając placówkę w panelu, drukując kod QR i otwierając tablicę na telewizorze. Nie czeka się na technika ani na dostawę sprzętu.
Rezerwacja wizyt na sprawy, które wymagają czasu
Ślub cywilny, odbiór dowodu, konsultacja w sprawie opłaty czy wizyta w zarządzie dróg nie muszą oznaczać stania od rana. Mieszkaniec wybiera godzinę na stronie urzędu i przychodzi na swój termin. Rezerwacja działa na tej samej tablicy co numerki, więc osoba umówiona i osoba bez rezerwacji nie wchodzą sobie w drogę. Zasady rezerwacji opisuje strona o rezerwacji wizyt online.
Raporty dla sekretarza i naczelników referatów
Naczelnik chce wiedzieć, o której godzinie czas oczekiwania rośnie. Sekretarz i burmistrz chcą porównać referaty i punkty. Raporty godzinowe i dzienne z eksportem do arkusza dają te liczby bez ręcznego liczenia. Przykład: jeśli w szczycie w punkcie obsługi pojawia się 20 osób na godzinę, a sprawa trwa średnio 9 minut, potrzeba 180 minut pracy w ciągu godziny, czyli co najmniej trzech okienek bez przerwy. Własną obsadę policzysz w kalkulatorze na stronie głównej.
Dziennik zdarzeń pokazuje, kto i kiedy zmienił ustawienia, co przydaje się przy kontroli wewnętrznej.
Ile kosztuje system kolejkowy dla urzędu miasta
Jeden punkt obsługi z kategoriami, rezerwacjami i raportami to plan Placówka za 1 490 zł netto miesięcznie. Miasto z kilkoma punktami wybiera plan Instytucja za 3 490 zł netto miesięcznie (1 745 zł miesięcznie przy płatności rocznej) z limitem do 10 placówek, SSO, API i SLA 99,9 procent. Do cen dolicza się 23 procent VAT, a faktura jest po polsku.
Sprzętowy zestaw z biletomatem zaczyna się od około 11 tys. zł za jeden punkt, bez serwisu i papieru, a dla kilku punktów trzeba go powielić. Pięcioletnie zestawienie jest w artykule ile kosztuje system kolejkowy, a pełne plany w cenniku. Zasady zakupu przez jednostkę publiczną omawiamy w artykule jak kupić system kolejkowy dla urzędu.
Dane, logowanie i dokumenty dla jednostki samorządowej
Umowa powierzenia przetwarzania danych jest dostępna w panelu. Numerek nie zawiera imienia i nazwiska, tylko numer i rodzaj sprawy. Urzędnicy logują się przez SSO Microsoft lub Google, więc nie trzeba zakładać osobnych haseł. Zasady ochrony danych opisujemy na stronie o bezpieczeństwie. Ogólny opis rozwiązania dla gmin jest na stronie system kolejkowy dla urzędu.
Dla mniejszej jednostki z jedną salą obsługi zobacz stronę system kolejkowy dla urzędu gminy.
FAQ
Tak. Każdy referat ma własne kategorie spraw i stanowiska, a mieszkaniec wybiera sprawę po zeskanowaniu kodu QR. Urzędnik widzi w konsoli tylko swoje kategorie, a kierownictwo raporty dla całego urzędu lub wybranego referatu.
Nie. Numerek jest w telefonie mieszkańca, tablica działa na zwykłym telewizorze, a osoby bez smartfona dostają numer z tabletu w trybie kiosku lub od pracownika przy wejściu.
Plan Placówka kosztuje 1 490 zł netto miesięcznie, a plan Instytucja do 10 placówek 3 490 zł netto miesięcznie (1 745 zł przy płatności rocznej). Do cen dolicza się 23 procent VAT.
Tak. Plan Instytucja obejmuje do 10 placówek. Każda ma własny kod QR, tablicę i stanowiska, a faktura jest zbiorcza.
Sprawdź, ilu urzędników potrzebuje Twój punkt obsługi
Wpisz w kalkulatorze liczbę mieszkańców w szczycie i średni czas sprawy, a zobaczysz czas oczekiwania i potrzebną obsadę. Potem załóż konto i ustaw kolejkę dla pierwszego punktu, a kolejne dodasz w następnych krokach.