1. Policz wartość zamówienia na cały okres, nie na miesiąc
Miesięczna opłata wygląda niewinnie, ale przy zamówieniu liczy się wartość za cały planowany okres korzystania. Plan Placówka w Interesanci kosztuje 1 490 zł netto miesięcznie, czyli 17 880 zł netto rocznie, a przy płatności rocznej mniej. Plan Instytucja dla urzędu z kilkoma punktami to 3 490 zł netto miesięcznie, czyli 41 880 zł netto rocznie (20 940 zł przy płatności rocznej z góry). Dla porównania zestaw sprzętowy z biletomatem zaczyna się od około 11 tys. zł za jeden punkt, bez serwisu, papieru i dodatkowych stanowisk. Pełne rachunki są w artykule ile kosztuje system kolejkowy.
Ustawa Pzp ma próg wartości zamówienia, poniżej którego jej przepisy się nie stosują. Aktualną kwotę podaje obwieszczenie, więc zawsze sprawdzaj ją na dzień zamówienia, a nie z artykułu. Jednostka stosuje wtedy własny regulamin udzielania zamówień, który zwykle wymaga rozeznania rynku i uzasadnienia wyboru.
2. Opisz przedmiot zamówienia przez potrzebę, nie przez urządzenie
Najczęstszy błąd to opis "biletomat z drukarką i ekranem dotykowym". Taki zapis wyklucza rozwiązania przeglądarkowe i podnosi cenę. Lepiej opisać efekt: mieszkaniec dostaje numer przy wejściu, widzi swoją pozycję, urzędnik wywołuje następną sprawę, kierownik widzi raporty godzinowe. Dodaj wymagania, które naprawdę mają znaczenie:
- kategorie spraw i priorytety dla osób z niepełnosprawnościami,
- numer także dla osób bez smartfona (tablet w trybie kiosku lub pracownik przy wejściu),
- tablica na zwykłym telewizorze z komunikatem głosowym,
- rezerwacja wizyt na tej samej tablicy co numerki,
- raporty z eksportem do arkusza,
- umowa powierzenia przetwarzania danych,
- logowanie urzędników przez konto Microsoft lub Google.
Wymagania dostępności opisujemy w artykule dostępność plus i system kolejkowy.
3. Porównaj co najmniej trzy oferty na tych samych parametrach
Rozeznanie rynku ma sens tylko wtedy, gdy oferty da się zestawić. Poproś każdego dostawcę o tę samą tabelę: cena za 12 i 60 miesięcy, liczba stanowisk w cenie, koszt dodatkowej placówki, koszt sprzętu, szkolenie, wsparcie i czas reakcji. Dopisz pytania o dane i wyjście z umowy. Gotową listę ośmiu pytań znajdziesz w artykule jak wybrać system kolejkowy, a choć tekst dotyczy przychodni, pytania o koszt, dane i umowę są takie same dla urzędu.
Przy porównaniu zwracaj uwagę na to, co dostawca wlicza w cenę abonamentu. Jeśli raporty, rezerwacje albo API są płatnymi dodatkami, całkowity koszt rośnie. W Interesanci kategorie, rezerwacje i raporty są w planie Placówka, a SSO, API i webhooki w planie Instytucja.
4. Co wpisać w uzasadnienie wyboru
Uzasadnienie to jeden akapit, który obroni decyzję przy kontroli. Zawiera trzy rzeczy: potrzebę (ile osób dziennie, jaki szczyt, ile okienek), wynik porównania ofert z ceną za pełny okres oraz powód wyboru, na przykład brak kosztów sprzętu, wdrożenie w jeden dzień i możliwość rezygnacji w abonamencie miesięcznym. Dołącz wydruk cennika i opis funkcji. Liczbę potrzebnych stanowisk możesz policzyć w kalkulatorze na stronie głównej i dopisać wynik do notatki.
5. Dane osobowe i umowa powierzenia
System, który widzi dane mieszkańców, wymaga umowy powierzenia. Zapytaj, jakie dane trafiają na numerek. W Interesanci numerek zawiera numer i rodzaj sprawy, bez imienia i nazwiska, a umowa powierzenia jest dostępna w panelu. Gdy trzeba ją podpisać w kilku osobach, wygodnie zrobić to elektronicznie. Mieszkańcy dzwonią też z pytaniem o terminy, a część takich rozmów da się odciążyć, gdy recepcjonistka AI odbierająca telefony po polsku podaje godziny otwarcia i kieruje do rezerwacji online.
6. Kiedy system ruszy po zamówieniu
Wdrożenie przeglądarkowe to założenie konta, ustawienie kategorii i stanowisk, wydruk kodu QR i otwarcie tablicy na telewizorze. Zwykle zajmuje to jeden dzień roboczy, bez montażu i bez okna serwisowego. Wdrożenie sprzętowe oznacza dostawę, montaż i konfigurację, czyli kilka tygodni. Jeśli kolejka boli w sezonie, na przykład przy terminach podatkowych, to różnica ma realną wartość. Konkretne przykłady ustawień dla różnych jednostek znajdziesz na stronach system kolejkowy dla urzędu miasta i system kolejkowy dla starostwa.
Zależy od wartości zamówienia za cały okres i od progu w ustawie Pzp obowiązującego w dniu zamówienia. Abonament przeglądarkowy często mieści się poniżej progu, wtedy stosuje się regulamin wewnętrzny jednostki z rozeznaniem rynku. Zweryfikuj próg u radcy prawnego.
Opisz potrzebę, a nie urządzenie: numer w telefonie i dla osób bez smartfona, tablica, kategorie i priorytety, rezerwacja, raporty, umowa powierzenia i logowanie SSO. Zapis "biletomat" wyklucza tańsze rozwiązania przeglądarkowe.
W Interesanci plan Placówka to 1 490 zł netto miesięcznie, a plan Instytucja do 10 placówek 3 490 zł netto miesięcznie (20 940 zł netto przy płatności rocznej z góry). Do cen dolicza się 23 procent VAT.
W abonamencie miesięcznym tak, po miesiącu. Plan roczny jest tańszy, ale płatny z góry. Przed zamówieniem zapytaj o okres wypowiedzenia i eksport danych.