1. Ile kosztuje system przez pięć lat, a nie w pierwszym miesiącu
Oferta sprzętowa pokazuje cenę zestawu, zwykle od około 11 tys. zł za jeden punkt. Prosi się o dopisanie montażu, szkolenia, papieru do drukarki, serwisu po gwarancji i opłat za kolejne stanowiska. Oferta abonamentowa pokazuje miesięczną opłatę, a trzeba zapytać, czy cena zależy od liczby stanowisk, czy kategorie spraw i raporty są w planie, i czy płatność roczna jest tańsza. Poproś o rachunek na sześćdziesiąt miesięcy w jednej tabeli. Własne zestawienie znajdziesz w artykule ile kosztuje system kolejkowy.
2. Czy musisz kupić biletomat i serwer
W przychodni biletomat często zajmuje miejsce w wąskim holu i wymaga papieru, a pacjent i tak dostaje numer z maszyny. Model przeglądarkowy przenosi numerek do telefonu: pacjent skanuje kod QR, widzi pozycję i może poczekać w samochodzie. Zapytaj, czy tablica działa na zwykłym telewizorze i czy system pracuje bez serwera w Twojej serwerowni. Szczegóły tego podejścia opisujemy na stronie o automacie kolejkowym bez biletomatu.
3. Jak system traktuje dane pacjentów
Przychodnia przetwarza dane szczególnych kategorii, więc dostawca powinien przekazać umowę powierzenia przetwarzania danych jeszcze przed startem. Zapytaj, jakie dane trafiają na bilet. Dobry system wystarcza numerem i rodzajem sprawy, bez imienia, nazwiska i PESEL. Jeśli umowę trzeba podpisać z kilkoma osobami w placówce, wygodnie zrobić to przez podpis elektroniczny dokumentów, zamiast wozić papier między gabinetami.
4. Czy rezerwacja wizyt jest w tym samym systemie
Pacjent umówiony na dziesiątą i pacjent, który przyszedł bez rezerwacji, nie mogą stać w dwóch osobnych kolejkach. Zapytaj, czy rezerwacja działa na tej samej tablicy co numerki i czy umówiona godzina daje pierwszeństwo. Jeśli rezerwacje prowadzisz w innym narzędziu, sprawdź, czy da się je połączyć. Opis naszego podejścia jest na stronie rezerwacja wizyt online, a układ rejestracji opisuje artykuł o kolejce w rejestracji przychodni.
5. Kto wdraża i ile to trwa
Wdrożenie sprzętowe oznacza montaż, kable i okno serwisowe, zwykle kilka tygodni od zamówienia. Wdrożenie w przeglądarce to założenie konta, ustawienie stanowisk i kategorii oraz wydruk kodu QR, czyli jeden dzień. Zapytaj, czy w cenie jest szkolenie personelu i czy rejestratorki dostaną krótką instrukcję. Konsola, która ma trzy przyciski, uczy się w kwadrans.
6. Co z osobami bez smartfona i z niepełnosprawnościami
Wielu pacjentów to osoby starsze. System musi dać numer także tym, którzy nie mają telefonu: tablet w trybie kiosku albo pracownik przy wejściu, ta sama kolejka i komunikat głosowy. Zapytaj o kontrast tablicy, wysokość kiosku i priorytety. Wymagania opisuje artykuł o dostępności plus i systemie kolejkowym.
7. Jakie raporty dostaniesz i czy wyeksportujesz je do arkusza
Kierownik przychodni potrzebuje trzech liczb: godzin, w których czas oczekiwania rośnie, średniego czasu sprawy w rejestracji i obłożenia stanowisk. Zapytaj, czy raport godzinowy i eksport do arkusza są w cenie. Liczbę stanowisk, jakiej potrzebujesz w szczycie, policzy kalkulator na stronie głównej, a rachunek rozpisuje artykuł o tym, ile stanowisk obsługi potrzeba.
8. Jak wyjść z umowy
Umowa na trzy lata z karą za wypowiedzenie to ryzyko, jeśli system okaże się źle dopasowany. Zapytaj o okres wypowiedzenia, o to, czy dane można wyeksportować po zakończeniu współpracy i czy cena rośnie po pierwszym roku. W abonamencie miesięcznym możesz zrezygnować po miesiącu, a płatność roczna jest tańsza o połowę w przeliczeniu na miesiąc.
Jak to wygląda w przychodni z jednym do trzech stanowisk
Mała przychodnia z kilkoma okienkami rejestracji zwykle nie potrzebuje biletomatu. Plan Punkt kosztuje 690 zł netto miesięcznie (345 zł przy płatności rocznej), a plan Placówka z kategoriami, rezerwacjami i raportami 1 490 zł netto miesięcznie. Do cen dolicza się 23 procent VAT. Pełny opis wersji dla placówek medycznych jest na stronie system kolejkowy dla przychodni. Jeśli porównujesz oferty zagraniczne, rachunek z Qminder znajdziesz w artykule o alternatywie dla Qminder.
W modelu przeglądarkowym zwykle jeden dzień. Zakładasz konto, ustawiasz stanowiska i kategorie, drukujesz kod QR i otwierasz tablicę na telewizorze. Wdrożenie sprzętowe z biletomatem to montaż, konfiguracja i szkolenie, czyli zwykle kilka tygodni od zamówienia.
Tak, jeśli system przetwarza dane pacjentów lub pracowników. Dostawca powinien przekazać umowę powierzenia przetwarzania danych przed startem. W Interesanci numerek nie zawiera imienia i nazwiska, a umowa jest dostępna w panelu.
Do jednego do trzech stanowisk wystarczy abonament przeglądarkowy w cenie około 690 zł netto miesięcznie, bez biletomatu. Sprzęt ma sens przy budżecie inwestycyjnym i kilku biletomatach w jednym holu.