System kolejkowy dla urzędu z rezerwacją wizyt i dostępnością
System kolejkowy dla urzędu nie musi oznaczać przetargu na biletomat, serwer i serwis. Interesanci działa w przeglądarce: petent skanuje kod QR przy wejściu i dostaje numerek w telefonie, tablica wisi na zwykłym telewizorze, a urzędnik wywołuje następną sprawę z komputera stanowiska. Rezerwacja wizyt w urzędzie dzieli z kolejką ten sam ekran, więc umówiona godzina i wejście bez rezerwacji nie wchodzą sobie w drogę.
Urząd gminy i starostwo
Urząd obsługuje wiele różnych spraw w jednym budynku. Meldunki, dowody, działalność gospodarcza, podatki i odpady mają różne czasy obsługi i różne okienka. Jedna wspólna kolejka kończy się tym, że petent z krótką sprawą czeka za osobą z długą, a urzędnicy od różnych spraw stoją bezczynnie.
System kolejkowy dla urzędu dzieli ruch na kategorie spraw. Petent wybiera na telefonie, po co przyszedł, a system wysyła go do właściwego okienka. Kategorie i kolejki ustawia kierownik w panelu. W planach Placowka i Instytucja nie ma limitu kolejek i kategorii, a w planie Punkt są dwie.
Miasto z kilkoma referatami i punktami obsługi znajdzie osobny opis na stronie system kolejkowy dla urzędu miasta.
Wydział komunikacji i spraw obywatelskich
Rejestracja pojazdów i dowody osobiste mają zmienny rytm. Przed wakacjami, na początku roku i po zmianach przepisów przychodzi więcej osób niż zwykle, a wydział jest wtedy w tym samym składzie. Tu liczy się prognoza, nie wrażenie. Jeśli w szczycie przychodzi 30 osób na godzinę, a sprawa trwa średnio 12 minut, wydział przepracowuje 360 minut w ciągu 60, czyli sześć okienek bez przerwy. Przy czterech otwartych kolejka rośnie. Osobną stronę o kategoriach spraw, rezerwacji i obsadzie w tym wydziale znajdziesz w opisie systemu kolejkowego dla wydziału komunikacji. Dla powiatu z kilkoma wydziałami i filiami sprawdź system kolejkowy dla starostwa.
Kalkulator kolejki pozwala wpisać własne liczby i zobaczyć, ile stanowisk otworzyć, aby czas oczekiwania nie przekroczył celu, na przykład 15 minut. Po założeniu konta dostajesz plan obsady na cały dzień, więc wiesz, o której godzinie urzędnicy z innych wydziałów mogą pomóc przy okienkach.
Rezerwacja wizyt w urzędzie
Wielu petentów woli umówić się na konkretną godzinę. Rezerwacja wizyt w urzędzie działa na tej samej tablicy co kolejka na miejscu: zarezerwowana wizyta dostaje numer, gdy petent zeskanuje kod QR po przyjściu. Dzięki temu wejście z rezerwacją nie oznacza oddzielnej listy na kartce.
Terminy rezerwacji ustawia urząd dla każdej kategorii spraw osobno, a petent widzi tylko wolne godziny. Rezerwacja online jest w planach Placowka i Instytucja. Szerzej opisujemy ją na stronie o systemie rezerwacji wizyt online oraz o systemie umawiania wizyt.
Sezonowe szczyty bez nowych etatów
W urzędzie pracują ci sami ludzie przez cały rok, a ruch nie jest równomierny. Pomaga w tym historia z raportów. System zapisuje czas oczekiwania i obsługi według godzin, dni i rodzajów spraw. Po kilku tygodniach widać, że wtorek rano i piątek po południu są najgorsze, a sprawy z jednej kategorii zjadają połowę czasu stanowisk.
Z takich liczb wynikają decyzje, które nie wymagają nowych etatów: przesunięcie przerw, rotacja urzędników między wydziałami, przeniesienie części spraw na rezerwację. Raport w planie Placowka ma eksport do Excela i PDF, a w planie Instytucja zbiorczy widok dla wszystkich wydziałów i filii. Kierownik i skarbnik mogą wspólnie przejrzeć stronę dla dyrektora. Jeśli szukasz rozwiązania dla punktu obsługi klienta, zobacz system kolejkowy dla biura obsługi klienta.
Dostępność Plus i wymogi dla instytucji publicznych
Urząd jako podmiot publiczny odpowiada za dostępność usług i cyfrowych narzędzi. Bilet w telefonie ma wysoki kontrast, dużą czcionkę i opis czytelny dla czytnika ekranu. Tablica wywołuje numery także głosem po polsku. Osoby z niepełnosprawnością mają priorytet w kolejce, a tryb dostępności jest we wszystkich planach.
Zasady opisujemy ogólnie na stronie o dostępności, bez obietnic spoza zakresu produktu. Dane petentów chroni umowa powierzenia przetwarzania, serwery w Unii Europejskiej i bilet bez imienia i nazwiska. Szczegóły są w sekcji bezpieczeństwo.
Który plan wybrać dla urzędu
Wydział komunikacji, urząd gminy z jedną salą obsługi lub biuro rady wybierze plan Placowka za 1 490 zł netto miesięcznie (745 zł miesięcznie przy płatności rocznej, 8 940 zł z góry), plus 23 procent VAT. To rekomendowany wybór: do 12 stanowisk, kolejki bez limitu, rezerwacja wizyt, komunikat głosowy i pełne raporty z eksportem.
Starostwo z kilkoma wydziałami i filiami potrzebuje planu Instytucja za 3 490 zł netto miesięcznie (1 745 zł rocznie, 20 940 zł z góry): stanowiska bez limitu, do 10 placówek, logowanie SSO przez Microsoft lub Google, API i webhooki, dziennik zdarzeń i SLA 99,9 procent. Każda kolejna placówka ponad limit kosztuje 290 zł netto miesięcznie. Zamiast zakupu sprzętu za 11 do 50 tys. zł i przetargu płacisz abonament, a faktura VAT przychodzi zbiorczo. Wszystkie plany porównuje cennik.
Dla mniejszej jednostki z jedną salą obsługi zobacz stronę system kolejkowy dla urzędu gminy.
FAQ
Nie. Petent pobiera numerek telefonem z kodu QR, a osoby bez smartfona dostają numer od pracownika albo z tabletu w trybie kiosku. Tablica działa na zwykłym telewizorze.
Tak. Zarezerwowana wizyta dostaje numer w tej samej kolejce po zeskanowaniu kodu QR. Rezerwacja jest w planach Placowka i Instytucja.
Tak, we wszystkich planach. Obejmuje wysoki kontrast, dużą czcionkę, komunikat głosowy po polsku i bilet czytelny dla czytnika ekranu.
Tak. W planie Instytucja faktura VAT jest zbiorcza dla wielu placówek, a raporty obejmują wszystkie wydziały razem.
Uruchom kolejkę w urzędzie
Policz obsadę okienek dla swojego szczytu albo załóż konto i ustaw pierwsze kolejki. Opis technologii znajdziesz na stronie elektroniczny system kolejkowy, a ogólny przegląd rozwiązania na stronie funkcje.