System kolejkowy dla starostwa powiatowego z wieloma wydziałami i filiami
System kolejkowy dla starostwa musi obsłużyć kilka wydziałów naraz, a często także filie w innych miejscowościach. Interesanci działa w przeglądarce. Petent skanuje kod QR przy wejściu, wybiera sprawę i dostaje numerek w telefonie, tablica wisi na zwykłym telewizorze, a urzędnik wywołuje następną osobę z komputera stanowiska. Wszystkie wydziały i filie zarządzasz z jednego konta, bez biletomatu i bez serwera w serwerowni.
Dlaczego starostwo ma trudniejszą kolejkę niż pojedynczy urząd
Starostwo to nie jedno okienko. Wydział komunikacji, geodezja i kataster, architektura i budownictwo, ochrona środowiska oraz punkt obsługi mieszkańców mają różny rytm pracy i różne szczyty. Komunikacja zapełnia się wiosną, a geodezja przy końcu roku, gdy ruszają sprawy majątkowe. Do tego dochodzą filie, na przykład w drugim mieście powiatu, gdzie stoi osobne biuro rejestracji pojazdów.
Przy takim układzie jedna papierowa numeracja albo pojedynczy biletomat przestają wystarczać. Kierownictwo nie ma wspólnych liczb, a każdy wydział zbiera dane po swojemu. Do tego dochodzi przetarg na sprzęt, który zwykle trwa dłużej niż sezon, w którym kolejka boli najbardziej.
Jedna kolejka dla wielu wydziałów, osobne kategorie dla każdego
Każdy wydział dostaje własne kategorie spraw i własne stanowiska. Petent po zeskanowaniu kodu QR wybiera rodzaj sprawy, a urzędnik widzi w konsoli tylko te kategorie, którymi się zajmuje. Przekierowanie do innego okienka, przerwa i nieobecność to pojedyncze przyciski. Szczegółowy przykład ustawienia dla największego wydziału opisujemy na stronie system kolejkowy dla wydziału komunikacji.
Priorytety ustawiasz raz: osoby z niepełnosprawnością, kobiety w ciąży i petenci z małymi dziećmi wchodzą z pierwszeństwem, a zasady widać w raporcie. Opis trybu dla osób ze szczególnymi potrzebami jest na stronie o dostępności.
Filie i punkty zamiejscowe z jednego panelu
Plan Instytucja obejmuje do 10 placówek. Siedziba starostwa, filia komunikacji i punkt obsługi w drugim mieście to trzy placówki w tym samym koncie. Każda ma swój kod QR, swoją tablicę i swoje stanowiska, a dyrektor widzi zestawienie dla całego starostwa. Faktura VAT jest zbiorcza, więc księgowość dostaje jeden dokument, a nie trzy.
Uruchomienie filii to założenie nowej placówki w panelu, wydrukowanie kodu QR i otwarcie strony tablicy na telewizorze. Nie ma wyjazdu technika ani sprzętu do zamówienia.
Miasto na prawach powiatu albo urząd miasta z wieloma referatami ma podobny układ, opisany na stronie system kolejkowy dla urzędu miasta.
Rezerwacja wizyt tam, gdzie sprawa wymaga czasu
Rejestracja sprowadzonego pojazdu, konsultacja w architekturze czy odbiór wypisu z ewidencji nie muszą oznaczać stania od rana. Mieszkaniec umawia godzinę przez stronę starostwa i przychodzi na swój termin. Rezerwacja działa na tej samej tablicy co kolejka, więc osoba umówiona i osoba bez rezerwacji nie wchodzą sobie w drogę. Mechanizm opisujemy na stronie o rezerwacji wizyt online.
Raporty dla naczelnika i starosty
Naczelnik wydziału chce wiedzieć, o której godzinie czas oczekiwania jest najdłuższy. Starosta i sekretarz powiatu chcą porównać wydziały i filie. Raporty godzinowe i dzienne z eksportem do arkusza dają te liczby bez ręcznego liczenia. Przykład: jeśli w szczycie przychodzi 18 osób na godzinę, a sprawa trwa średnio 12 minut, potrzeba 216 minut pracy w ciągu godziny, czyli co najmniej czterech okienek bez przerwy. Własną obsadę policzysz w kalkulatorze na stronie głównej.
Dziennik zdarzeń pokazuje, kto i kiedy zmienił ustawienia kolejki, co przydaje się przy kontroli wewnętrznej.
Ile kosztuje system kolejkowy dla starostwa
Starostwo z kilkoma wydziałami i filiami wybiera plan Instytucja za 3 490 zł netto miesięcznie (1 745 zł miesięcznie przy płatności rocznej, 20 940 zł z góry). Obejmuje do 10 placówek, stanowiska bez limitu, SSO, API i webhooki oraz SLA 99,9 procent. Jeśli kolejka potrzebna jest tylko w jednym wydziale, wystarczy plan Placówka za 1 490 zł netto miesięcznie. Do cen dolicza się 23 procent VAT, a faktura jest po polsku.
Dla porównania, sprzętowy zestaw z biletomatem zaczyna się od około 11 tys. zł za jeden punkt, bez serwisu i papieru, a dla kilku wydziałów i filii trzeba go powielić. Zestawienie pięcioletnich kosztów jest w artykule ile kosztuje system kolejkowy, a pełne plany w cenniku.
Dane, logowanie i dokumenty dla jednostki publicznej
Umowa powierzenia przetwarzania danych jest dostępna w panelu. Numerek nie zawiera imienia i nazwiska, tylko numer i rodzaj sprawy. Konsultanci logują się przez SSO Microsoft lub Google, więc nie trzeba zakładać osobnych haseł. Zasady ochrony danych opisujemy na stronie o bezpieczeństwie.
FAQ
Tak. Plan Instytucja obejmuje do 10 placówek w jednym koncie. Każda ma własny kod QR, tablicę i stanowiska, a kierownictwo widzi raporty dla całego starostwa lub dla wybranego wydziału.
Nie. Numerek jest w telefonie petenta, tablica działa na zwykłym telewizorze, a osoby bez smartfona dostają numer z tabletu w trybie kiosku lub od pracownika przy wejściu.
Plan Instytucja kosztuje 3 490 zł netto miesięcznie i obejmuje do 10 placówek. Przy płatności rocznej to 1 745 zł netto miesięcznie. Pojedynczy wydział może wybrać plan Placówka za 1 490 zł netto miesięcznie. Do cen dolicza się 23 procent VAT.
Tak. Umowa powierzenia jest dostępna w panelu, a numerek petenta nie zawiera imienia i nazwiska. Konsultanci mogą logować się przez SSO Microsoft lub Google.
Sprawdź, ilu urzędników potrzebuje Twój wydział
Wpisz w kalkulatorze liczbę petentów w szczycie i średni czas sprawy, a zobaczysz czas oczekiwania i potrzebną obsadę. Potem załóż konto i ustaw kolejkę dla pierwszego wydziału, a filie dodasz w kolejnych krokach. Ogólny opis rozwiązania jest na stronie system kolejkowy dla urzędu.