System kolejkowy dziekanat i biuro rekrutacji
System kolejkowy dziekanat jest potrzebny dwa razy w roku, ale wtedy bardzo. We wrześniu studenci składają dokumenty, w lutym rozliczają semestr, a okienka dziekanatu i biura rekrutacji zapełniają się korytarzem. Interesanci zamienia ten korytarz w kolejkę w telefonie: student skanuje kod QR, dostaje numerek i przewidywany czas, a pracownik wywołuje następnego z komputera. Wszystko działa w przeglądarce, bez biletomatu i serwera.
Wrzesień i luty, dwa szczyty w roku
Ruch w dziekanacie jest skrajnie nierówny. W środku semestru okienka są prawie puste. Na początku października i na początku lutego przychodzą setki osób z podaniami, wnioskami o stypendia, zaświadczeniami i legitymacjami. W biurze rekrutacji najgorszy jest koniec lata, gdy kandydaci składają komplety dokumentów.
Sprzętowy system kolejkowy kupowany na te dwa miesiące stoi potem pusty. Abonament w przeglądarce nie wymaga zakupu, a po sezonie wystarczy wrócić do prostszej konfiguracji. Skala kolejek wynika z rachunku. Jeśli w szczycie przychodzi 50 studentów na godzinę, a sprawa trwa średnio 5 minut, dziekanat przepracowuje 250 minut w ciągu 60, czyli ponad cztery stanowiska. Przy trzech okienkach kolejka rośnie, a student czeka coraz dłużej. Sprawdzisz to w kalkulatorze kolejki.
Numerek w telefonie zamiast kolejki na korytarzu
Student skanuje kod QR przy wejściu do budynku, wybiera sprawę (legitymacja, stypendium, podanie, rekrutacja) i dostaje numerek z pozycją. Nie musi stać pod drzwiami. Może pójść do biblioteki albo na zajęcia i wrócić na swoją kolej, bo telefon pokazuje, ile osób jest przed nim.
Tablica numerków wisi na zwykłym telewizorze na korytarzu. Wywołanie ma komunikat głosowy po polsku. Osoby bez telefonu korzystają z tabletu w trybie kiosku albo dostają numer od pracownika. Schemat działania jest taki sam jak w automacie kolejkowym w telefonie, tylko urządzeniem jest telefon każdego studenta.
Biuro rekrutacji i terminy dla kandydatów
Kandydat często przyjeżdża z innego miasta i nie może czekać bez końca. Dlatego rezerwacja terminu jest ważniejsza niż w dziekanacie: wybiera godzinę online, a po przyjeździe skanuje kod QR i dostaje numer w kolejce z rezerwacją. Biuro widzi, ilu kandydatów ma umówionych na daną godzinę, i otwiera tyle stanowisk, ile trzeba.
Rezerwacja działa osobno dla każdej kategorii spraw. Kandydat na studia pierwszego stopnia nie zajmuje terminu przeznaczonego dla doktorantów. Całość opisujemy szerzej na stronie rezerwacja wizyt online. Rezerwacja jest w planach Placowka i Instytucja.
Kategorie spraw i obsada okienek
Dziekanat obsługuje kilka kierunków, trybów studiów i spraw. Dobra kolejka rozdziela je tak, aby student nie czekał na pracownika, który i tak nie zajmuje się jego wydziałem. Kierownik ustawia kategorie spraw, a każdy pracownik widzi w konsoli stanowiska tylko te, które obsługuje. Przekierowanie do innego okienka, przerwa i nieobecność to przyciski.
Priorytety pozwalają obsłużyć osoby z niepełnosprawnością bez szukania wyjątków. Raporty pokazują, które sprawy zajmują najwięcej czasu i o której godzinie okienka mają największe obłożenie. Z takich danych wynikają konkretne decyzje: dyżury dodatkowej osoby w pierwszym tygodniu semestru, wydzielenie szybkich spraw (odbiór legitymacji) do osobnej kolejki.
Który plan wybrać dla uczelni
Dziekanat jednego wydziału lub biuro rekrutacji wybierze plan Placowka za 1 490 zł netto miesięcznie (745 zł miesięcznie przy płatności rocznej, 8 940 zł z góry), plus 23 procent VAT. To rekomendowany wybór: do 12 stanowisk, kolejki bez limitu, rezerwacja terminów, komunikat głosowy i raporty z eksportem do Excela i PDF.
Uczelnia z kilkoma wydziałami, rektoratem i domami studenckimi potrzebuje planu Instytucja za 3 490 zł netto miesięcznie (1 745 zł rocznie, 20 940 zł z góry): do 10 placówek w cenie, każda kolejna za 290 zł netto miesięcznie, logowanie SSO przez Microsoft lub Google, API i webhooki, dziennik zdarzeń, SLA 99,9 procent i zbiorcza faktura VAT. Małe biuro z jednym okienkiem poradzi sobie w planie Punkt za 690 zł netto miesięcznie (345 zł rocznie, 4 140 zł z góry). Porównanie planów jest w cenniku.
Dostępność, dane i integracja
Uczelnia publiczna podlega wymogom dostępności. Bilet ma wysoki kontrast, dużą czcionkę i opis dla czytnika ekranu, a tryb dostępności jest we wszystkich planach. Szczegóły opisano na stronie o dostępności. Bilet nie zawiera imienia, nazwiska ani numeru albumu, a umowa powierzenia przetwarzania danych jest w każdym planie. Więcej o danych jest na stronie bezpieczeństwo.
W planie Instytucja pracownicy logują się kontami uczelni przez SSO, a API i webhooki pozwalają przekazać zdarzenia do własnych narzędzi.
FAQ
Nie. Wystarczy telefon z przeglądarką i kod QR przy wejściu. Numerek nie zawiera danych osobowych, tylko numer i rodzaj sprawy.
Tak, bo liczysz go z wyprzedzeniem. Kalkulator wylicza, ile stanowisk otworzyć dla wpisanego napływu i czasu obsługi, a plan obsady na cały dzień pokazuje godziny.
Tak. Rezerwacja online jest w planach Placowka i Instytucja, a umówiony kandydat dostaje numer w kolejce po zeskanowaniu kodu QR.
Tak. Tablet w trybie kiosku albo pracownik przy wejściu wydają numerek, a osoba bez telefonu stoi w tej samej kolejce i słyszy to samo wywołanie.
Przygotuj dziekanat na szczyt
Policz obsadę okienek dla wrześniowego lub lutowego napływu albo załóż konto i ustaw kolejki przed początkiem semestru. Szczegóły działania są na stronie jak to działa, a ogólny opis na stronie system kolejkowy.