Wirtualna kolejka bez biletów papierowych

Przy wejściu albo na drzwiach wisi kod QR. Interesant skanuje go aparatem, w przeglądarce wybiera sprawę i od razu dostaje numerek. Nie instaluje aplikacji, nie zakłada konta i nie podaje imienia ani nazwiska. Bilet to strona internetowa otwarta w telefonie, która sama się odświeża.

Na bilecie widać trzy rzeczy:

• numer, na przykład A014, i kategorię sprawy,
• aktualną pozycję w kolejce, ile osób jest przed nami,
• przewidywany czas oczekiwania, liczony z bieżącego tempa obsługi.

Gdy numer jest wywołany, telefon pokazuje, do którego stanowiska podejść. Równolegle numer pojawia się na tablicy i jest ogłoszony głosem. Cały przebieg jest opisany na stronie jak to działa.

Największa zmiana to informacja. Tradycyjna kolejka mówi tylko, że trzeba czekać. Wirtualna mówi, ile osób przed nami i ile to może potrwać. Przewidywany czas wynika z liczby osób przed nami, liczby otwartych stanowisk i średniej długości spraw. To prosty rachunek. Jeśli przed nami jest 8 osób, otwarte są 2 stanowiska, a sprawa trwa średnio 6 minut, to 8 razy 6 podzielone przez 2 daje około 24 minut.

Z taką wiedzą interesant może wyjść na kawę, załatwić coś w pobliżu albo zaczekać w samochodzie. Hol jest mniej zatłoczony, a pracownik rzadziej słyszy pytanie, kiedy będzie kolej na tę osobę. Dokładność rośnie wraz z liczbą obsłużonych spraw, bo system uczy się realnego tempa każdej kategorii. Szacunek jest orientacyjny, a nie obietnicą co do minuty.

Papierowy bilet wymaga biletomatu, a biletomat drukarki, rolek, serwisu i miejsca w holu. Wirtualna kolejka usuwa cały ten łańcuch. Tablica numerków działa na zwykłym telewizorze z przeglądarką albo przystawką, a stanowiska korzystają z komputerów, które już stoją na biurkach. Nie ma serwera do utrzymania, bo oprogramowanie działa w chmurze.

Dla placówki to przede wszystkim niższy koszt i szybszy start. Zestaw sprzętowy kosztuje od 11 do 50 tys. zł, abonament od 345 zł miesięcznie w planie rocznym. Pełny rachunek jest we wpisie o tym, ile kosztuje system kolejkowy, a funkcje porównasz na stronie o elektronicznym systemie kolejkowym. Mniej papieru to też mniej odpadów i mniej zmian rolek przy każdym zacięciu.

Wirtualna kolejka nie może zostawiać nikogo z boku. Część interesantów nie ma smartfona, ma wyczerpaną baterię albo po prostu woli papier. Dla nich są dwie drogi.

• Kiosk, czyli tablet w trybie kiosku przy wejściu. Interesant dotyka sprawy i może wydrukować bilet na drukarce paragonowej podłączonej przez przeglądarkę. To opcja, nie wymóg.
• Stanowisko informacji, gdzie pracownik wydaje numer w imieniu interesanta i mówi, gdzie usiąść.

Obie drogi wpisują człowieka do tej samej kolejki z tym samym numerem, a tablica wywołuje go jak każdego innego. Osoby ze szczególnymi potrzebami mogą dodatkowo skorzystać z priorytetu, komunikatu głosowego i trybu wysokiego kontrastu, o czym więcej na stronie o dostępności.

Wirtualną kolejkę warto połączyć z rezerwacją na godzinę. Osoba umówiona dostaje numer w tej samej kolejce, więc pracownik nie obsługuje dwóch osobnych list. Przychodzi na umówioną godzinę, skanuje kod i jest wywoływana w odpowiednim momencie. Rezerwacje wizyt online są dostępne w planach Placówka i Instytucja, a sposób ich łączenia opisuje strona o rezerwacji wizyt online.

Taki model wyrównuje napływ w ciągu dnia. Sprawy, które można zaplanować, trafiają w wolne godziny, a w szczycie zostaje więcej stanowisk dla osób bez terminu.

Najprościej zacząć od jednej kolejki i jednego kodu QR przy wejściu. Dodajesz kategorie spraw, ustawiasz stanowiska i wystawiasz tablicę na telewizorze. Po kilku dniach raport czasu oczekiwania pokaże godziny szczytu i sprawy, które trwają najdłużej. Wtedy dopiero warto dołożyć rezerwacje i priorytety.

Jeśli chcesz najpierw zobaczyć, jak zachowa się kolejka w Twojej placówce, wpisz w kalkulatorze liczbę interesantów w szczycie, czas sprawy i liczbę stanowisk. Dostaniesz średni czas oczekiwania, obciążenie i podgląd biletu w telefonie, bez zakładania konta.